Regulamin Zespołu Interdyscyplinarnego ds. współpracy na rzecz realizacji Programu Otwarty Kraków

Regulamin pracy Zespołu Interdyscyplinarnego
ds. współpracy na rzecz realizacji Programu „Otwarty Kraków”
 

§ 1

Zespół Interdyscyplinarny ds. współpracy na rzecz realizacji Programu „Otwarty Kraków”, zwany dalej Zespołem, działa na podstawie:

1. Uchwały nr LII/964/16 Rady Miasta Krakowa z dnia 14 września 2016 r. w sprawie przyjęcia Programu „Otwarty Kraków”.
2. Zarządzenie nr 1696/2020 Prezydenta Miasta Krakowa z dnia 21.07.2020 r. w sprawie powołania Zespołu Interdyscyplinarnego ds. współpracy na rzecz realizacji Programu „Otwarty Kraków”.

§ 2

Regulamin pracy Zespołu określa przedmiot oraz tryb działania Zespołu.

§ 3

Do zadań Zespołu należy opracowanie i proponowanie rozwiązań w szczególności w zakresie:

1. działania na rzecz powołania i rozwijania centrum wielokulturowego w Krakowie,
2. promocji konkursu "Krakowski Ambasador Wielokulturowości",
3. rozwoju portalu www.otwarty.krakow.pl
4. opracowania działań w sprawie przestępstw z nienawiści (monitoring, reagowanie, prewencja),
5. opracowania zasad współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz instytucjami zajmującymi się tematyką wielokulturowości oraz działalnością na rzecz cudzoziemców, wielokulturowości, mniejszości narodowych lub etnicznych,
6. organizacji konkursów na wydarzenia wielokulturowe,
7. opracowania koncepcji informowania o możliwości nadawania nazw ulic,
8. edukacji międzykulturowej,
9. opracowania koncepcji konkursów dla dzieci z rodzin mniejszościowych i polskich,
10. wsparcia akcji walki z nielegalnym graffiti w porozumieniu i współpracy z Zespołem  ds. Ograniczenia Bazgrołów (wymiana doświadczeń, konsultacje, plan wspólnych działań),
11. przygotowania rekomendacji ws. wstąpienia Krakowa do Sieci Miast Międzykulturowych przy Radzie Europy i Komisji Europejskiej.
12. Obserwatorium Wielokulturowości i Migracji - monitorowania sytuacji migrantów w środowisku lokalnym.

§ 4

1. Do zadań Przewodniczącego Zespołu należy:

1)   zaproponowanie harmonogramu prac Zespołu,
2)   ustalenie porządku obrad Zespołu,
3)   reprezentowanie Zespołu na zewnątrz,
4)   zwoływanie posiedzeń Zespołu,
5)   prowadzenie posiedzeń Zespołu,
6)   zapraszanie na posiedzenie osób spoza Zespołu.

2. Do zadań Zastępcy Przewodniczącego należy pod nieobecność Przewodniczącego:

1)   ustalenie porządku obrad Zespołu,
2)   zwoływanie posiedzeń Zespołu,
3)   prowadzenie posiedzeń Zespołu.

3. Do zadań Sekretarza Zespołu należy:

1)   koordynowanie przepływu informacji pomiędzy członkami Zespołu i Urzędem Miasta Krakowa,
2)   zgłaszanie wniosków w zakresie organizacji prac Zespołu,
3)   wykonywanie innych zadań wskazanych przez Zespół.

§ 5

1. Zespół pracuje w trybie posiedzeń w oparciu o przyjęty harmonogram, opublikowany na portalu www.otwarty.krakow.pl w zakładce Zespół Interdyscyplinarny.
2. Posiedzenia Zespołu odbywają się według potrzeb, jednak nie rzadziej niż raz na dwa miesiące (z przerwą wakacyjną).
3. Zespół może pracować w grupach zdaniowych tj. 

1) edukacja międzykulturowa,
2) współpraca międzysektorowa,
3) promocja i komunikacja,
4) przeciwdziałanie przestępczości i mowie nienawiści,
5) badania i monitorowanie bieżącej sytuacji migrantów w środowisku lokalnym.

4. Każdy członek Zespołu poprzez swoje zaangażowanie i kompetencje zaangażuje się w pracę wybranej przez siebie grupy zadaniowej lub kilku grup. 
5. Terminy posiedzeń grup zadaniowych są ustalane przez liderów grup i opublikowane na portalu www.otwarty.krakow.pl w zakładce Zespół Interdyscyplinarny.
6. W przypadku, gdy członek Zespołu nie będzie mógł uczestniczyć w posiedzeniu Zespołu, zawiadamia o tym Wydział Polityki Społecznej i Zdrowia UMK za pośrednictwem poczty elektronicznej: otwarty@um.krakow.pl, przedstawiając w ten sposób usprawiedliwienie nieobecności.
7. Każdy członek Zespołu musi spełnić warunek uczestniczenia w posiedzeniach Zespołu, wpisując swoją obecność na liście obecności i uzyskania minimum 50% obecności w każdym roku pracy Zespołu. W przypadku niespełnienia tego warunku członek zostanie automatycznie wykluczony z udziału w posiedzeniach po zweryfikowaniu frekwencji przez Wydział Polityki Społecznej i Zdrowia, po wyczerpaniu wszystkich terminów opublikowanych w harmonogramie na dany rok.

§ 6

1. Przewodniczący lub Zastępca Przewodniczącego zwołuje posiedzenie Zespołu nie później niż 7 dni przed zaplanowanym terminem spotkania, ustala miejsce i termin posiedzenia oraz szacowany czas jego trwania, a następnie powiadamia członków Zespołu drogą elektroniczną.
2. Przewodniczący Zespołu organizuje prace Zespołu we współpracy z Zastępcą Przewodniczącego i Sekretarzem.
3. W razie nieobecności Przewodniczącego zastępuje go Zastępca Przewodniczącego.
4. Uczestnictwo w posiedzeniach Zespołu jest nieodpłatne.
5. Przewodniczący reprezentuje Zespół w stosunku do innych organów i instytucji, w tym mediów.
6. Przewodniczący przedkłada Prezydentowi Miasta Krakowa do akceptacji sprawozdanie końcowe z przebiegu prac Zespołu do końca lutego każdego roku.

§ 7

1. Wszelkie decyzje Zespół podejmuje w drodze konsensusu. W przypadku, gdy osiągnięcie konsensusu jest niemożliwe, Zespół podejmuje decyzje zwykłą większością głosów w drodze jawnego głosowania. W sytuacjach równej liczby głosów rozstrzyga głos Przewodniczącego Zespołu lub jego Zastępcy.
2. Przewodniczący i Z-ca Przewodniczącego podpisują albo zatwierdzają dokumenty sporządzone w ramach prac Zespołu.
3. Obsługę administracyjno-biurową Zespołu zapewnia Wydział Polityki Społecznej i Zdrowia UMK.
4. W celu udokumentowania pracy Zespołu wyznaczony jest odpowiedzialny pracownik Wydziału Polityki Społecznej i Zdrowia UMK, który przygotowuje materiały na posiedzenia Zespołu, protokołuje przebieg posiedzenia i kompletuje protokoły oraz listy obecności, a także wszelką korespondencję wewnętrzną i zewnętrzną, monitoruje i usprawnia system przepływu informacji  w Zespole oraz reaguje na potrzeby zgłaszane przez członków Zespołu, gromadzi i dba o terminowe dostarczanie dokumentów i materiałów dla członków Zespołu.

§ 8

1. Na wniosek Zespołu na poszczególne posiedzenia mogą być  zapraszani m.in. przedstawiciele:

1) wydziałów/biur Urzędu Miasta Krakowa,
2) miejskich jednostek organizacyjnych,
3) Policji,
4) Urzędu Wojewódzkiego,
5) Kuratorium,
6) ciał opiniotwórczo-doradczych funkcjonujących przy Urzędzie Miasta Krakowa,
7) klubów sportowych, stowarzyszeń kibiców i innych podmiotów działających w obszarze sportu,
8) szkół i placówek oświatowych oraz uczelni wyższych,
9) administracji budynków i spółdzielni mieszkaniowych, wspólnot mieszkaniowych, organizacji prywatnych właścicieli,
10) mediów,
11) organizacji pozarządowych, zajmujących się problematyką wielokulturowości, cudzoziemców, mniejszości narodowych lub etnicznych,
12) radni, specjaliści i eksperci lub reprezentanci grup społecznych nie będący członkami Zespołu.

2. Zaproszeni goście uczestniczą w posiedzeniach Zespołu bez prawa do głosowania.

§ 9

1. Informacje o terminach, miejscu posiedzenia i proponowanym porządku obrad wraz z materiałami roboczymi (projekty dokumentów, informacje będące przedmiotem prac Zespołu) przekazywane są przez Sekretarza za pośrednictwem poczty elektronicznej, co najmniej 5 dni przed posiedzeniem.
2. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się niedotrzymanie tego terminu.
3. Spotkania Zespołu organizowane są w siedzibie Urzędu Miasta Krakowa, mogą również odbywać się na terenie instytucji lub organizacji zaangażowanych w realizację Programu „Otwarty Kraków”.
4. Posiedzenia Zespołu są organizowane w godzinach popołudniowych, chyba że większość członków postanowi inaczej. 

§ 10

1. Obieg informacji odbywa się drogą mailową lub telefoniczną za pośrednictwem Przewodniczącego, Zastępcy Przewodniczącego lub Sekretarza.
2. Do obsługi adresu otwarty@um.krakow.pl oraz wysyłania korespondencji w imieniu Sekretarza, upoważnia się pracownika Wydziału Polityki Społecznej i Zdrowia UMK, zapewniającego obsługę administracyjno-biurową.

§ 11

1. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia przyjęcia na pierwszym posiedzeniu Zespołu.
2. Regulamin przyjmowany lub zmieniany może być w trybie § 7 punkt 1.
3. Zespół ulega rozwiązaniu po akceptacji przez Prezydenta Miasta Krakowa sprawozdania końcowego.